請求書の仕分けに追われた経理が、確認だけで回るまで

Background請求書集めと仕分けに、毎月追われていた

K社様の経理を担当するM様の毎月は、証憑を集めるところから始まっていました。メールの添付、本文中のダウンロードリンク、クラウドストレージの共有フォルダ——請求書や領収書、経費精算は、いろいろな場所に、ばらばらの形式で届きます。

届いたものを一件ずつ開いて、「これは法人への請求か、社員の立替か、業務委託スタッフの立替か」を仕分け、前月に処理したものと突き合わせ、会計用のフォルダへ格納する。取引先が多いほど、同じ案件の請求書と領収書、過去の月の資料、自社が発行した請求書などが混ざり、「これは今月の対象なのか」「先月入れたものと重複していないか」を見分けるだけで、時間が過ぎていきました。月末はとくに集中し、本来の締め業務を圧迫していました。

Solution受領から仕分け・突合・格納まで、ひとつなぎに自動化

そこで、証憑の受領から格納までをひとつなぎに自動化する仕組みを構築しました。メールやクラウドに届く請求書・領収書・支払関連の証憑を、Codexが自動で集めます。ファイル名やメールの件名だけで判断せず、PDF・画像・ZIPの中身まで読み取って、「法人としての請求」「社員の立替経費」「業務委託スタッフの立替経費」の3つに仕分けます。

さらに、前月に格納した実績と一件ずつ突き合わせ、取りこぼし・重複・過去月の混入・対象月のズレを検査します。たとえば、請求書に「翌月分」と書かれていても、支払期限から見れば今月の計上対象——そうした“月ズレ”も、書面の表記ではなく支払期日や利用期間から見抜きます。結果は、何の証憑か・対象月・金額・支払期限・元ファイルへのリンクが一行にそろった、確認用の一覧表にまとまります。

会計に関わる書類を扱うため、AIがファイルを勝手に移動・削除したり、共有設定を変えたりすることはありません。フォルダへの格納のように外部へ影響する操作は、対象の一覧を提示し、M様が承認したものだけを実行します。最後は、承認された証憑を所定の会計フォルダへ整理して格納し、支払・振込の管理表まで更新します。

After担当者の仕事は「確認と承認」だけに

導入後、M様の仕事は「AIがまとめた一覧を確認して、承認すること」になりました。探す、開く、仕分ける、突き合わせる、格納する——これまで人が一件ずつ担っていた工程は、AI側へ移っています。

判断に必要な情報は、すでに一行にそろっています。何の証憑で、どの月のもので、いくらで、いつ支払うのか、前月の実績とどう対応するのか、元のファイルはどれか。M様は、一覧を上から確かめ、念のための例外だけを見て承認する。経理の役割が、探して仕分ける人から、確認して承認する人へと変わりました。

Results作業はひと月およそ40時間減

毎月くり返していた、証憑を集めて・仕分けて・前月と突き合わせて・格納する手作業は、ほとんどなくなりました。結果として、この業務にかかっていた時間はひと月あたりおよそ40時間、金額にすると年間でおよそ70〜100万円の節減につながっています。前月に入れたものをもう一度入れてしまう二重計上や、継続して支払っている取引先の取りこぼしも、前月実績との突合という工程で仕組みとして検査されます。担当者は、判断の必要な確認に時間を使えるようになりました。

Scope同じ仕組みは、ほかの証憑業務にも

この考え方は、請求書に限りません。定期的に届く証憑を「AIが集めて整える部分」と「人が確認して承認する部分」に分ければ、いま使っているメールやクラウドストレージを変えずに、自動化できる余地が見つかります。

• 請求書・領収書の受領と分類
• 経費精算（社員・業務委託）の整理
• 前月実績との突合・取りこぼし確認
• 月次の支払・振込管理表づくり
• クラウドに散らばる証憑の整理・格納

Pricingこの事例の費用

※金額は税別です。月額は、システム構築後の運用代行（毎月の運用をお任せいただくサービス）の利用料です。保守・メンテナンスのみをご利用の場合は、より安価なプランになります。費用は業務の量や範囲によって変わるため、ご依頼ごとにお見積りします。

Contact業務に合わせて設計します

利用中のツールと、いまの業務の流れを確認し、AIに任せる部分と、人の承認を残す部分を一緒に線引きします。「どこから手をつければいいか分からない」という段階でも、業務の棚卸しからご相談いただけます。